Bebidas

Menores costes de fletes mediante consolidación de transporte y autofacturación de WebSettle

Con tantos transportistas y tantas cargas, la autofacturación automatizada ahorra algo más que un traguito. Sencillamente pregunte a la segunda embotelladora más grande de la nación de bebidas refrescantes. Esta embotelladora líder opera 17 plantas de embotellamiento de bebidas refrescantes y agua y 103 almacenes privados y de terceros en 12 estados. Además de sus bebidas de bandera, la empresa que distribuye otras bebidas refrescantes, de helados, bebidas frutales, agua tónica, ginger ale y agua embotellada en 19 estados de los EE.UU. El grupo de logística de la empresa consta de 16 distintos encargados de grupo y un administrador del sistema de LeanLogistics. Mensualmente, de media, 50 transportistas (una combinación de flota privada, transportistas comunes y transportistas dedicados) mueven 10.000 cargas; el 99% de su volumen son cargas completas de camiones.

Proceso de negocio y definición del problema

La empresa sabía que sus distintas redes de transporte prevenían el aprovechamiento de sus grandes volúmenes de envíos y el gasto anual de transporte. Su negocio había crecido con cada planta dando servicio sus propios almacenes, pero ahora las plantas que producían bebidas de especialidad envían por todas las redes. Un requisito único era la capacidad de identificar oportunidades de movimiento de ida y vuelta o continuo entre fletes entrantes y salientes, mejorando así la eficiencia del transportista y reduciendo costes. Querían una plataforma común para todas las ubicaciones para gestionar tarifas y contratos de transportista y como medio para hacer el seguimiento del rendimiento de los transportistas.

Además, querían una herramienta de comunicación por Internet para ofertar, liquidar y para la gestión de accesorios y cambios de tarifas para sustituir la comunicación intensiva de mano de obra por teléfono y fax con los transportistas. También fue un requisito la automatización de la programación de citas. Cada planta utiliza un proceso separado manual para la auditoría de fletes y los pagos.  Este proceso podía tardar hasta un mes hasta que una factura fuera enviada al departamento de pagos centralizado en donde cinco empleados a tiempo completo realizaban una entrada de datos manual y su administración. Un estudio en toda la empresa documentó que costaba a la empresa hasta 28 $ por factura para pagar las facturas de los fletes. Este coste para 90.000 facturas al año representaba un elemento de línea significativo en el presupuesto.

“CUANDO ERA OBVIO EL ALCANCE DEL PROBLEMA, ESTABA CLARO QUE HABÍA QUE ADOPTAR UNA SOLUCIÓN DE AUDITORÍA Y PAGOS AUTOMATIZADA”, DIJO EL ENCARGADO CORPORATIVO DE TRANSPORTE.”

Mejora del proceso: solución SaaS

La empresa hizo de la gestión de las relaciones con transportistas y la formación de fuertes relaciones una iniciativa de negocio clave. La empresa utiliza el LeanTMS de LeanLogistics para centralizar las instrucciones y el control, coordinar envíos entre 17 unidades de negocio independientes para maximizar el uso del equipo y minimizar los costes. LeanTMS ofrece un sistema común para los procedimientos de envíos por internet y cambios de cargas, gestión de tarifas de transportistas, comunicación con el transportista y programación de citas por internet.

El sistema gestiona los fletes entrantes y planea movimientos continuos de ida y vuelta entre las instalaciones, reduciendo así más los costes de los fletes. La base de datos histórica de accesorios es la clave de información y gestión financiera. El monitor de la cadena de suministros ofrece del pedido interesadas. visibilidad y del estado de carga a todas las partes interesadas. Las capacidades de liquidación electrónica de fletes WebSettle actualiza la autofacturación y liquidación sin papeles, lo que tiene como resultado en el pago rápido y correcto al transportista.

El sistema mantiene las tarifas y los términos de los contratos de los transportistas en su base de datos. Antes de ofertar una un envío, LeanTMS calcula una tarifa de “calidad auditoría”. Cuando un envío está completo y se ha confirmado la entrega, comienza el proceso de pago. WebSettle verifica la cantidad debida al transportista (ajustando sobrecargos por combustible, etcétera) y programa automáticamente el pago , sin que el transportista tenga que enviar una factura. Si ocurren accesorios no anticipados, los transportistas siguen pudiendo solicitar el reembolso). A medida que las facturas por flete se autorizan para su pago (principalmente de manera automática) se agrupa en lotes por WebSettle y se envían por una interfaz del sistema al departamento de cuentas a pagar. El pago es completo y preciso la primera vez sin papeleo innecesario, auditorías o facturas vencidas. El transportista está dispuesto a abstenerse de presentar la facturación a cambio del pago rápido, aproximadamente una cuarta parte de las veces. Con esta solución bajo demanda, la empresa desplegó el sistema y comenzó a ver beneficios en solamente 30 días.

El valor que ofrecemos

El beneficio más significativo es para el departamento de cuentas a pagar, que actualmente tiene una involucración muy reducida en el proceso de pago a fletes. Al automatizar el proceso de pagos de fletes se redujo el requisito de personal en cuentas a pagar de cinco empleados a tiempo completo a una persona tres horas a la semana y prácticamente eliminó la revisión a nivel de planta de las facturas. Utilizando la funcionalidad del LeanTMS, la empresa centralizó la instrucción y el control de la contratación de transportistas, planificación y liquidación. También logró una visibilidad de transporte de toda la red para todos los actores. La empresa ha reducido su gasto anual en transporte en un 8% consistentemente durante un periodo multianual.